Kadry

PPK — Pracownicze Plany Kapitałowe

Długoterminowe oszczędzanie na emeryturę — Ty + pracodawca + państwo

Czym to jest

PPK to długoterminowy program oszczędzania na emeryturę. Pieniądze odkładacie wspólnie: Ty, pracodawca i państwo.

Ty — minimum 2% pensji brutto miesięcznie (możesz dobrowolnie więcej, do 4%).
Pracodawca — minimum 1,5% Twojej pensji brutto miesięcznie (też może dobrowolnie więcej, do 4%).
Państwo — 250 zł na start + 240 zł co rok, pod warunkiem regularnych wpłat.

Pieniądze w PPK są Twoje — możesz wypłacić wcześniej (z opodatkowaniem) albo poczekać do 60 r.ż. żeby wypłacić bez podatku.

Wymagana umowa z operatorem

Zanim moduł zacznie liczyć terminy, w sekcji Dostawcy musi być aktywna umowa ramowa z operatorem PPK (np. PKO TFI, NN Investment Partners). Bez niej widzisz pomarańczową kartę „Brak aktywnej umowy".

Co możesz zrobić

5 procesów

Poinformowanie pracownika o PPK

Krok 1 cyklu — wymóg ustawowy

1-2 minuty (po fizycznym przekazaniu materiałów)wymaga uprawnień

Każdego nowego pracownika musisz poinformować o PPK przed terminem zapisania. System pokazuje listę pracowników w stanie Wymaga informacji — z tej listy klikasz Poinformowano po przekazaniu materiałów (najczęściej pakiet od operatora PPK).

Krok po kroku

1
RE *Pracownicy bez informacji o PPK*
Lista osób w stanie startowym. Idź do każdego z osobna lub działaj od listy.
2
Przekaż pracownikowi pakiet informacyjny
Materiały od operatora PPK (broszura + warunki). Mogą być e-mailem lub fizycznie.
3
W aplikacji klik *Poinformowano*
Status zmienia się na Poinformowany. Następny krok — wygenerowanie dokumentów (zapisanie / rezygnacja).
Efekt: Pracownik formalnie poinformowany. Zegar zapisania zaczyna tykać.

Wygenerowanie dokumentów PPK

Pracownik dostaje deklarację (zapisanie / rezygnacja / 55+)

2-3 minuty2 uprawnień

Po poinformowaniu generujemy zestaw dokumentów. Dla pracowników 18-54 lata — zapisanie automatyczne (z możliwością rezygnacji). Dla 55-69 — wniosek o zapisanie (na życzenie). System od razu wysyła PDF e-mailem do pracownika; gdyby pierwsza wysyłka się nie udała albo adres się zmienił, możesz dosłać ten sam dokument przyciskiem Wyślij przy wierszu.

Krok po kroku

1
Karta pracownika PPK → *Wygeneruj dokument*
Wybierz rodzaj dokumentu i potwierdź / popraw adres e-mail dostarczenia (domyślnie z karty pracownika).
2
System wysyła PDF e-mailem
PDF leci jako załącznik na podany adres z prośbą o podpis i przyjście do kadr. Zmiana adresu w polu aktualizuje e-mail na karcie pracownika.
3
(Opcjonalnie) Wyślij ponownie
Ikona Wyślij (niebieska) przy każdym dokumencie z PDF-em — przydatne gdy pracownik nie dostał maila lub zmienił adres. Wysyła ten sam PDF, bez generowania nowego dokumentu.
4
Czekaj na podpisaną wersję
Status: Wygenerowany. RE Dokumenty oczekujące na skan przypomina.

Zapisanie pracownika do PPK

Po dostarczeniu skanu — formalne zapisanie u operatora

5-10 minutwymaga uprawnień

Pracownik podpisał pakiet zapisu. Wgrywasz skan, klikasz Zapisz do PPK. System przekazuje dane operatorowi (PKO TFI / NN IP), pracownik trafia na listę zapisanych. Składki zaczynają być odprowadzane od najbliższej wypłaty.

Krok po kroku

1
Wgraj skan podpisanego pakietu
Karta pracownika → Wgraj skan. Akceptuje PDF / JPG.
2
Klik *Zapisz do PPK*
Status: Zapisany. Składki będą odprowadzane od najbliższej wypłaty.
Efekt: Pracownik aktywny w PPK. Operator informuje o nadaniu numeru konta uczestnika.

Rezygnacja z PPK

Pracownik nie chce być w PPK — formalna rezygnacja

3-5 minutwymaga uprawnień

Pracownik może zrezygnować z PPK w dowolnym momencie. Wniosek na papierze, podpisany, wgrywasz skan. Status: Rezygnacja. Składki przestają być odprowadzane od następnej wypłaty.

Krok po kroku

1
Karta pracownika PPK → *Rezygnacja*
Generuje PDF wniosku rezygnacji do podpisu.
2
Pracownik podpisuje fizycznie
Pisemny wniosek (Kodeks PPK Art. 23 — nie da się elektronicznie).
3
Wgraj skan
Karta → Wgraj skan rezygnacji.
4
Klik *Zatwierdź rezygnację*
Status: Rezygnacja. Składki nie będą odprowadzane.
Efekt: Pracownik poza PPK. Po 4 latach automatyczny re-enrollment.

Wskazówki i pułapki

Re-enrollment co 4 lata

Pracodawca ma obowiązek co 4 lata ponownie zapisać do PPK pracowników którzy zrezygnowali. Pracownik może wtedy znów złożyć rezygnację.

Re-enrollment co 4 lata (cykl ustawowy)

Pracownicy którzy zrezygnowali — automatyczne ponowne zapisanie

5 minut na pracownikawymaga uprawnień

Co 4 lata kalendarzowe (2023, 2027, 2031...) pracodawca ma obowiązek ponownie zapisać do PPK pracowników którzy wcześniej zrezygnowali (chyba że ponownie zrezygnują). System pokazuje listę pracowników do re-enrollmentu w odpowiednim roku.

Krok po kroku

1
RE *PPK — ponowny cykl 4-letni*
Lista pracowników którzy zrezygnowali i nadszedł rok re-enrollmentu.
2
Dla każdego z listy
Powtarzasz cykl: poinformowanie → dokumenty → zapisanie / nowa rezygnacja.

Słowniczek

PPK: Pracownicze Plany Kapitałowe — długoterminowy program oszczędzania na emeryturę.
Operator PPK: Instytucja finansowa (TFI) zarządzająca składkami pracowników. Mamy umowę ramową z jednym (np. PKO TFI).
Składka pracownika: 2% pensji brutto miesięcznie (min). Można dobrowolnie więcej, do 4%.
Składka pracodawcy: 1,5% pensji brutto miesięcznie (min). Można dobrowolnie więcej, do 4%.
Wpłata państwa: 250 zł na start + 240 zł co rok dla regularnie wpłacających.
Re-enrollment: Ponowne automatyczne zapisanie do PPK co 4 lata pracowników którzy zrezygnowali.

Najczęstsze pytania

Pracownik 55+ — automatyczne zapisanie?

Nie. Osoby 55-69 lat zapisują się tylko na własny wniosek. System pokazuje ich w stanie Wymaga wniosku 55+ zamiast standardowego.

Co jeśli pracownik chce wpłacać 4% zamiast 2%?

Dobrowolna wpłata dodatkowa. Karta pracownika → Edytuj składki → wpisujesz wyższy procent. Zmiana obowiązuje od następnej wypłaty.

Szybkie linki

Lista PPK

RE Pracownicy bez informacji

RE Dokumenty oczekujące na skan

Wszystkie moduły

Czym to jest

PPK to długoterminowy program oszczędzania na emeryturę. Pieniądze odkładacie wspólnie: Ty, pracodawca i państwo.

Ty — minimum 2% pensji brutto miesięcznie (możesz dobrowolnie więcej, do 4%).
Pracodawca — minimum 1,5% Twojej pensji brutto miesięcznie (też może dobrowolnie więcej, do 4%).
Państwo — 250 zł na start + 240 zł co rok, pod warunkiem regularnych wpłat.

Pieniądze w PPK są Twoje — możesz wypłacić wcześniej (z opodatkowaniem) albo poczekać do 60 r.ż. żeby wypłacić bez podatku.

Wymagana umowa z operatorem

Co możesz zrobić

5 procesów

Poinformowanie pracownika o PPK

Krok 1 cyklu — wymóg ustawowy

1-2 minuty (po fizycznym przekazaniu materiałów)wymaga uprawnień

Krok po kroku

1
RE *Pracownicy bez informacji o PPK*
Lista osób w stanie startowym. Idź do każdego z osobna lub działaj od listy.
2
Przekaż pracownikowi pakiet informacyjny
Materiały od operatora PPK (broszura + warunki). Mogą być e-mailem lub fizycznie.
3
W aplikacji klik *Poinformowano*
Status zmienia się na Poinformowany. Następny krok — wygenerowanie dokumentów (zapisanie / rezygnacja).
Efekt: Pracownik formalnie poinformowany. Zegar zapisania zaczyna tykać.

Wygenerowanie dokumentów PPK

Pracownik dostaje deklarację (zapisanie / rezygnacja / 55+)

2-3 minuty2 uprawnień

Krok po kroku

1
Karta pracownika PPK → *Wygeneruj dokument*
Wybierz rodzaj dokumentu i potwierdź / popraw adres e-mail dostarczenia (domyślnie z karty pracownika).
2
System wysyła PDF e-mailem
PDF leci jako załącznik na podany adres z prośbą o podpis i przyjście do kadr. Zmiana adresu w polu aktualizuje e-mail na karcie pracownika.
3
(Opcjonalnie) Wyślij ponownie
Ikona Wyślij (niebieska) przy każdym dokumencie z PDF-em — przydatne gdy pracownik nie dostał maila lub zmienił adres. Wysyła ten sam PDF, bez generowania nowego dokumentu.
4
Czekaj na podpisaną wersję
Status: Wygenerowany. RE Dokumenty oczekujące na skan przypomina.

Zapisanie pracownika do PPK

Po dostarczeniu skanu — formalne zapisanie u operatora

5-10 minutwymaga uprawnień

Krok po kroku

1
Wgraj skan podpisanego pakietu
Karta pracownika → Wgraj skan. Akceptuje PDF / JPG.
2
Klik *Zapisz do PPK*
Status: Zapisany. Składki będą odprowadzane od najbliższej wypłaty.
Efekt: Pracownik aktywny w PPK. Operator informuje o nadaniu numeru konta uczestnika.

Rezygnacja z PPK

Pracownik nie chce być w PPK — formalna rezygnacja

3-5 minutwymaga uprawnień

Pracownik może zrezygnować z PPK w dowolnym momencie. Wniosek na papierze, podpisany, wgrywasz skan. Status: Rezygnacja. Składki przestają być odprowadzane od następnej wypłaty.

Krok po kroku

1
Karta pracownika PPK → *Rezygnacja*
Generuje PDF wniosku rezygnacji do podpisu.
2
Pracownik podpisuje fizycznie
Pisemny wniosek (Kodeks PPK Art. 23 — nie da się elektronicznie).
3
Wgraj skan
Karta → Wgraj skan rezygnacji.
4
Klik *Zatwierdź rezygnację*
Status: Rezygnacja. Składki nie będą odprowadzane.
Efekt: Pracownik poza PPK. Po 4 latach automatyczny re-enrollment.

Wskazówki i pułapki

Re-enrollment co 4 lata

Pracodawca ma obowiązek co 4 lata ponownie zapisać do PPK pracowników którzy zrezygnowali. Pracownik może wtedy znów złożyć rezygnację.

Re-enrollment co 4 lata (cykl ustawowy)

Pracownicy którzy zrezygnowali — automatyczne ponowne zapisanie

5 minut na pracownikawymaga uprawnień

Krok po kroku

1
RE *PPK — ponowny cykl 4-letni*
Lista pracowników którzy zrezygnowali i nadszedł rok re-enrollmentu.
2
Dla każdego z listy
Powtarzasz cykl: poinformowanie → dokumenty → zapisanie / nowa rezygnacja.

Słowniczek

PPK: Pracownicze Plany Kapitałowe — długoterminowy program oszczędzania na emeryturę.
Operator PPK: Instytucja finansowa (TFI) zarządzająca składkami pracowników. Mamy umowę ramową z jednym (np. PKO TFI).
Składka pracownika: 2% pensji brutto miesięcznie (min). Można dobrowolnie więcej, do 4%.
Składka pracodawcy: 1,5% pensji brutto miesięcznie (min). Można dobrowolnie więcej, do 4%.
Wpłata państwa: 250 zł na start + 240 zł co rok dla regularnie wpłacających.
Re-enrollment: Ponowne automatyczne zapisanie do PPK co 4 lata pracowników którzy zrezygnowali.

Najczęstsze pytania

Pracownik 55+ — automatyczne zapisanie?

Nie. Osoby 55-69 lat zapisują się tylko na własny wniosek. System pokazuje ich w stanie Wymaga wniosku 55+ zamiast standardowego.

Co jeśli pracownik chce wpłacać 4% zamiast 2%?

Dobrowolna wpłata dodatkowa. Karta pracownika → Edytuj składki → wpisujesz wyższy procent. Zmiana obowiązuje od następnej wypłaty.

Szybkie linki

Lista PPK

RE Pracownicy bez informacji

RE Dokumenty oczekujące na skan

Wszystkie moduły

PPK — Pracownicze Plany Kapitałowe

Co możesz zrobić

RE *Pracownicy bez informacji o PPK*

Przekaż pracownikowi pakiet informacyjny

W aplikacji klik *Poinformowano*

Karta pracownika PPK → *Wygeneruj dokument*

System wysyła PDF e-mailem

(Opcjonalnie) Wyślij ponownie

Czekaj na podpisaną wersję

Wgraj skan podpisanego pakietu

Klik *Zapisz do PPK*

Karta pracownika PPK → *Rezygnacja*

Pracownik podpisuje fizycznie

Wgraj skan

Klik *Zatwierdź rezygnację*

RE *PPK — ponowny cykl 4-letni*

Dla każdego z listy

Słowniczek

Najczęstsze pytania

Szybkie linki

PPK — Pracownicze Plany Kapitałowe

Co możesz zrobić

RE *Pracownicy bez informacji o PPK*

Przekaż pracownikowi pakiet informacyjny

W aplikacji klik *Poinformowano*

Karta pracownika PPK → *Wygeneruj dokument*

System wysyła PDF e-mailem

(Opcjonalnie) Wyślij ponownie

Czekaj na podpisaną wersję

Wgraj skan podpisanego pakietu

Klik *Zapisz do PPK*

Karta pracownika PPK → *Rezygnacja*

Pracownik podpisuje fizycznie

Wgraj skan

Klik *Zatwierdź rezygnację*

RE *PPK — ponowny cykl 4-letni*

Dla każdego z listy

Słowniczek

Najczęstsze pytania

Szybkie linki

RE Pracownicy bez informacji o PPK

W aplikacji klik Poinformowano

Karta pracownika PPK → Wygeneruj dokument

Klik Zapisz do PPK

Karta pracownika PPK → Rezygnacja

Klik Zatwierdź rezygnację

RE PPK — ponowny cykl 4-letni

RE Pracownicy bez informacji o PPK

W aplikacji klik Poinformowano

Karta pracownika PPK → Wygeneruj dokument

Klik Zapisz do PPK

Karta pracownika PPK → Rezygnacja

Klik Zatwierdź rezygnację

RE PPK — ponowny cykl 4-letni