Dostawcy

Krok po kroku

1. 1

   Wpisz NIP / nazwę w wyszukiwarkę `/kartoteki/dostawcy`

   Najpierw sprawdzasz czy dostawca już jest w bazie (aktywny / zablokowany / w archiwum). Jeśli system go znajdzie — wchodzisz do niego zamiast tworzyć duplikat.

2. 2

   Brak wyników → kafelki *Wniosek — firma / osoba*

   10 cyfr (NIP) → tylko Wniosek — firma z dopiskiem „NIP … — pobierz dane z GUS"; tekst → 2 kafelki (firma + osoba). Klik przenosi od razu na krok 3 wizardu z prefillem; dla NIP-u wizard wywołuje GUS automatycznie.

   Alternatywnie — przycisk *Nowy dostawca*

   Na górze listy /kartoteki/dostawcy jest też przycisk Nowy dostawca — klasyczne wejście do wizardu od kroku 1 (wybór typu).

3. 3

   Sprawdź dane firmy (po auto-GUS)

   Nazwa firmy, NIP, REGON, adres — uzupełnione automatycznie z GUS. Możesz też kliknąć Pobierz z GUS ręcznie po wpisaniu NIP-u. Dodaj e-mail / telefon / WWW jeśli znasz.

   Sprawdź duplikaty po NIP

   Wizard sprawdza w bazie czy dostawca z tym NIP-em już istnieje przed zapisem. Jeśli istnieje (aktywny / zablokowany / w archiwum) — system pokaże alert.

4. 4

   *Złóż wniosek*

   Klik Złóż wniosek w kroku 3 — system tworzy klienta (gdy nowy) i od razu składa wniosek o dostawcę. Bez osobnego kroku oświadczeń. Powiadomienie do osób z uprawnieniem akceptacji.

   Efekt: Wniosek na liście. Osoba uprawniona dostaje RE Wnioski o dostawcę do akceptacji.

Krok po kroku

1. 1

   Otwórz wniosek z RE

   RE Wnioski o dostawcę do akceptacji.

2. 2

   Sprawdź dane + uzasadnienie

   Czy NIP nie zduplikowany? Czy uzasadnienie sensowne?

3. 3

   *Zatwierdź* lub *Odrzuć z uzasadnieniem*

   Zatwierdzenie → dostawca aktywny w bazie. Odrzucenie → wniosek archiwum + powód widoczny dla wnioskodawcy.

   Efekt: Dostawca aktywny — można dodać do niego umowę ramową.

Krok po kroku

1. 1

   Karta dostawcy → *+ Nowa umowa*

   Z karty dostawcy /kartoteki/dostawcy/[id] lub z /finanse/umowy-z-dostawcami (globalna lista).

2. 2

   Wpisz daty obowiązywania

   Od kiedy do kiedy. Czas nieokreślony możliwy — bez daty zakończenia.

3. 3

   Wybierz / utwórz grupę biznesową

   Klik w pole Grupa biznesowa → wpisz fragment nazwy → wybór z listy lub + Utwórz grupę: <tekst> (wymaga uprawnienia sup_groups_MANAGE).

4. 4

   Koszty zerwania umowy (opcjonalne)

   Kara umowna za wcześniejsze rozwiązanie — jednorazowa (np. 5000 PLN) lub miesięcznie × pozostałe miesiące (np. 200 PLN/m-c). Dla leasingów / abonamentów PPK — pomaga w decyzji o wcześniejszym zakończeniu.

5. 5

   Forma płatności + rachunek z Białej Listy

   Gdy Forma = Przelew i dostawca to firma z NIP-em, system pobiera zgłoszone rachunki z Białej Listy MF (/api/whitelist/search/nip/... przez Wzor API). Wybierasz radio-button konkretny rachunek, lub „Inny rachunek” gdy musisz wpisać subkonto wirtualne ręcznie.

6. 6

   Wpisz opis warunków

   Krótki opis czego dotyczy (np. Dostawa części wymiennych Bosch / Usługi prawne).

7. 7

   Wgraj wzór umowy (opcjonalnie)

   Niepodpisana wersja referencyjna PDF/DOCX — ułatwia wgląd współpracownikom przed podpisem. Wgrasz w sekcji Cykl skanów → kafelek Wzór umowy. Każde wgranie tworzy nową wersję; poprzednie zostają w historii (rozwijany link Historia wersji w kafelku). Dostępne w każdym statusie umowy. Gdy umowa jest Zatwierdzona, wgranie wzoru zmienia status na Wgrano wzór umowy.

   Efekt: Status: Wgrano wzór umowy (jeżeli wcześniej była Zatwierdzona).

8. 8

   Wgraj skan z 1 podpisem (po naszej stronie)

   PDF po wydrukowaniu i podpisaniu przez nas — przed wysyłką do dostawcy. Status zmienia się na Podpisana jednostronnie.

   Efekt: Status: Podpisana jednostronnie.

9. 9

   Wgraj skan z 2 podpisami (finalny)

   PDF z 2 podpisami (nasza strona + dostawca). Status zmienia się na Podpisana obustronnie — umowa zaczyna obowiązywać.

   Bez podpisu obu stron — umowa nieaktywna

   RE Umowy jednostronne pokazuje umowy gdzie brakuje jednego z podpisów — trzeba je dosłać.

   Efekt: Status: Podpisana obustronnie (aktywna). Powiadomienie zainteresowanych pracowników.

Krok po kroku

1. 1

   Karta umowy → *+ Nowy aneks*

   Z /kartoteki/dostawcy/[id]/umowy/[umId].

2. 2

   Wpisz datę obowiązywania + opis zmian

   Od kiedy aneks wchodzi w życie. Opis = co konkretnie się zmienia.

3. 3

   Wgraj skan aneksu

   PDF z 2 podpisami.

4. 4

   Zapisz

   Aneks aktywny. Umowa kontynuuje, ale z modyfikacjami z aneksu.

Krok po kroku

1. 1

   Karta umowy → *Zastąp nową*

   Otwiera formularz nowej umowy z opcją wypowiedzenia starej.

2. 2

   Wpisz datę zakończenia starej umowy

   Stara umowa wygasa od tej daty.

3. 3

   Wypełnij nową umowę

   Nowe daty, opis, warunki. Dziedziczy dostawcę.

4. 4

   Wgraj 2 dokumenty: wypowiedzenie + nową umowę

   Oba PDF z podpisami obu stron.

5. 5

   Zapisz

   Stara umowa: status Wypowiedziana. Nowa: Aktywna. Historia obu w karcie dostawcy.